Unternehmensrecht – Gründung, Gesellschaft, Nachfolge

Die Wahl der Rechtsform entscheidet darüber, wer für Schulden haftet, wie viel Kapital nötig ist, welche Formalitäten gelten und wie das Unternehmen besteuert wird. Die steuerlichen Folgen sollten Sie stets mit Ihrer Steuerberatung abstimmen. Ein Überblick über die gängigen Formen:

• Einzelunternehmen (eingetragener Kaufmann, e. K.): Eine Person führt das Unternehmen und haftet mit ihrem gesamten Vermögen. Einen Gesellschaftsvertrag braucht es nicht; für die Eintragung im Handelsregister ist eine notariell beglaubigte Anmeldung nötig.
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Die einfachste Form für mehrere Personen mit einem gemeinsamen Zweck. Die Gesellschafter haften persönlich. Seit 2024 kann sich eine GbR in das Gesellschaftsregister eintragen lassen (eGbR). Will sie Grundbesitz oder GmbH-Anteile erwerben, muss sie dort eingetragen sein.
• Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG): Personengesellschaften, die im Handelsregister eingetragen werden. In der OHG haften alle Gesellschafter persönlich; in der KG haften die Kommanditisten nur bis zur Höhe ihrer eingetragenen Haftsumme. Seit 2024 stehen beide Formen auch freien Berufen offen, soweit deren Berufsrecht es erlaubt.
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH): Die Gesellschaft haftet mit ihrem Vermögen, die Gesellschafter grundsätzlich nur mit ihrer Einlage. Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 Euro. Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden.
• Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt): Eine GmbH mit geringerem Startkapital – schon ab einem Euro. Das Kapital muss vor der Anmeldung vollständig in bar eingezahlt sein, und ein Viertel des Jahresüberschusses ist so lange zurückzulegen, bis das Stammkapital 25.000 Euro erreicht.
• GmbH & Co. KG: Eine Kommanditgesellschaft, deren persönlich haftende Gesellschafterin eine GmbH ist. So lässt sich die Flexibilität einer Personengesellschaft mit einer Haftungsbeschränkung verbinden.
• Partnerschaftsgesellschaft: Für Angehörige freier Berufe, auch mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB).

Daneben gibt es die Aktiengesellschaft und die eingetragene Genossenschaft, die für kleinere Unternehmen seltener in Betracht kommen.

1. Vorbereitung: Sie teilen uns Firma, Sitz und Unternehmensgegenstand, die Gesellschafter mit ihren Anteilen, das Stammkapital und die Geschäftsführer mit – am einfachsten mit unserem Fragebogen. Den gewünschten Firmennamen sollten Sie vorab prüfen lassen (siehe unten).
2. Beurkundung: Wir beurkunden den Gesellschaftsvertrag, die Bestellung der Geschäftsführer und die Gesellschafterliste. Für einfache Gründungen mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer gibt es ein gesetzliches Musterprotokoll. Ein individueller Vertrag lohnt sich, wenn Sie mehr regeln möchten, etwa die Übertragung und Vererbung von Anteilen, das Ausscheiden eines Gesellschafters und seine Abfindung, die Gewinnverteilung oder die Vertretung durch mehrere Geschäftsführer.
3. Einzahlung: Die Geschäftsführer eröffnen ein Konto für die Gesellschaft. Vor der Anmeldung muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel und insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals eingezahlt sein, bei einer GmbH also 12.500 Euro; bei der UG der volle Betrag.
4. Anmeldung: Wir melden die Gesellschaft elektronisch beim Registergericht an. Bis zur Eintragung besteht die GmbH als solche noch nicht – wer vorher in ihrem Namen Geschäfte abschließt, haftet unter Umständen persönlich.
5. Nach der Eintragung: Die Gesellschaft muss ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister melden. Hinzu kommen die steuerliche Erfassung beim Finanzamt, die Gewerbeanmeldung und gegebenenfalls die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft oder der Handwerkskammer.

Die Gründung einer GmbH oder UG kann auch online per Videokonferenz beurkundet werden (siehe „Notar online“).

Viele gesellschaftsrechtliche Vorgänge lassen sich über das Online-Verfahren der Bundesnotarkammer erledigen, ohne dass Sie in die Kanzlei kommen müssen: die Gründung einer GmbH oder UG, einstimmig beschlossene Änderungen des Gesellschaftsvertrags einschließlich Kapitalmaßnahmen sowie Anmeldungen zum Handels-, Gesellschafts-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister.

Sie brauchen dafür einen Personalausweis oder elektronischen Aufenthaltstitel mit Online-Funktion und der zugehörigen PIN, ein Smartphone mit der Notar-App der Bundesnotarkammer sowie einen Computer oder ein Tablet mit Kamera und Mikrofon. Grundstücksgeschäfte, Testamente und Eheverträge sind dagegen weiterhin nur in Anwesenheit möglich.

Die Firma ist der Name, unter dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und im Geschäftsverkehr auftritt. Sie kann aus dem Namen eines Gesellschafters gebildet werden, den Tätigkeitsbereich beschreiben oder ein Fantasiename sein. Wichtig ist, dass sie das Unternehmen kennzeichnet, sich von anderen Firmen am selben Ort deutlich unterscheidet und nicht irreführt. Rein beschreibende Allerweltsbegriffe oder eine bloße Ortsangabe genügen meist nicht.

Die Rechtsform muss sich aus dem Namen ergeben, etwa durch „GmbH“, „UG (haftungsbeschränkt)“, „e. K.“ oder „eGbR“. Prüfen Sie vor der Gründung, ob der Name noch frei ist, und lassen Sie ihn gegebenenfalls von der Industrie- und Handelskammer prüfen. Wir helfen Ihnen gern bei der Formulierung.

Im Handelsregister kann jeder nachlesen, wer ein Unternehmen vertritt, wie es heißt und wo es seinen Sitz hat. Geschäftspartner dürfen sich auf diese Angaben verlassen. Ändern sich die eingetragenen Verhältnisse, muss das Register deshalb aktualisiert werden, zum Beispiel bei

• einem Wechsel der Geschäftsführer oder der Erteilung und dem Widerruf einer Prokura,
• einer Änderung der Firma, des Sitzes oder der Geschäftsanschrift,
• einem Gesellschafterwechsel in einer OHG oder KG und – über eine neue Gesellschafterliste – in einer GmbH,
• einer Änderung des Gesellschaftsvertrags einer GmbH.

Anmeldungen zum Handelsregister müssen notariell beglaubigt werden; der Notar reicht sie elektronisch beim Registergericht ein. Wir formulieren die Anmeldung, holen fehlende Unterlagen ein und klären Rückfragen des Gerichts. Wer eine Anmeldung unterlässt, kann vom Registergericht mit einem Zwangsgeld dazu angehalten werden.

Änderungen des Gesellschaftsvertrags einer GmbH – etwa der Firma, des Sitzes oder des Unternehmensgegenstands – müssen von den Gesellschaftern beschlossen und notariell beurkundet werden. Dasselbe gilt für Kapitalerhöhungen und Kapitalherabsetzungen. Anschließend meldet der Notar die Änderung zum Handelsregister an.

Auch andere Beschlüsse, etwa die Bestellung oder Abberufung von Geschäftsführern, bereiten wir vor und kümmern uns um die erforderlichen Registeranmeldungen.

Soll ein neuer Gesellschafter einsteigen, ein Mitgesellschafter ausscheiden oder das ganze Unternehmen verkauft werden, geschieht das häufig durch die Übertragung von Gesellschaftsanteilen. Bei einer GmbH müssen sowohl der Kaufvertrag als auch die Abtretung der Anteile notariell beurkundet werden; anschließend reicht der Notar eine neue Gesellschafterliste zum Handelsregister ein. Bei OHG und KG ist eine Beurkundung grundsätzlich nicht vorgeschrieben, aus Beweisgründen aber oft sinnvoll; der Gesellschafterwechsel muss zum Handelsregister angemeldet werden. Prüfen Sie vorher, was der Gesellschaftsvertrag verlangt – häufig müssen die übrigen Gesellschafter zustimmen.

Ändern sich die Verhältnisse, kann eine andere Rechtsform besser passen – etwa wenn aus einem Einzelunternehmen eine GmbH werden soll, wenn Unternehmen zusammengeführt oder Unternehmensteile abgespalten werden sollen. Das Umwandlungsgesetz stellt dafür den Formwechsel, die Verschmelzung, die Spaltung und die Ausgliederung zur Verfügung. Die erforderlichen Verträge und Beschlüsse müssen in der Regel notariell beurkundet und zum Register angemeldet werden.

Eine Sonderform ist die Betriebsaufspaltung: Ein Besitzunternehmen behält wesentliche Wirtschaftsgüter wie das Betriebsgrundstück und verpachtet sie an eine Betriebsgesellschaft, meist eine GmbH, die den Geschäftsbetrieb führt. Solche Gestaltungen sind meist steuerlich motiviert und sollten immer gemeinsam mit der Steuerberatung geplant werden.

Ein Unternehmen kann verkauft werden, indem die Anteile an der Gesellschaft übertragen werden oder indem die einzelnen Vermögensgegenstände des Betriebs übergehen. Bei GmbH-Anteilen und bei Grundbesitz ist die notarielle Beurkundung vorgeschrieben. Wir gestalten den Vertrag, achten auf Gewährleistung, Kaufpreissicherung und die erforderlichen Zustimmungen und übernehmen den Vollzug.

Soll eine Gesellschaft beendet werden, beschließen die Gesellschafter ihre Auflösung; die Liquidatoren werden zum Handelsregister angemeldet. Bei der GmbH darf das verbleibende Vermögen erst nach Ablauf eines Sperrjahres an die Gesellschafter verteilt werden.

Die Übergabe eines Unternehmens braucht Zeit. Wer früh plant, kann den Nachfolger schrittweise einbinden, die eigene Versorgung sichern und steuerliche Vergünstigungen nutzen. Mindestens ebenso wichtig ist die Vorsorge für den unerwarteten Fall:

• Vorsorgevollmacht: Damit das Unternehmen handlungsfähig bleibt, wenn der Inhaber ausfällt, sollte eine Vertrauensperson bevollmächtigt sein – abgestimmt auf die Befugnisse im Unternehmen.
• Testament: Ohne Testament erbt häufig eine Erbengemeinschaft, die sich über die Fortführung erst einigen muss. Ein Testament kann das Unternehmen gezielt dem Nachfolger zuweisen und die übrigen Angehörigen auf andere Weise bedenken; ein Testamentsvollstrecker kann die Zeit überbrücken, bis der Nachfolger bereit ist.
• Gesellschaftsvertrag: Er muss zum Testament passen. Viele Gesellschaftsverträge regeln, wer Anteile erben darf und was mit den Anteilen anderer Erben geschieht.
• Übertragung zu Lebzeiten: Anteile können geschenkt oder verkauft werden, auch schrittweise. Der Übergeber kann sich dabei Erträge, Mitspracherechte oder ein Rückforderungsrecht vorbehalten.

Für Betriebsvermögen gelten besondere Regeln bei der Erbschaft- und Schenkungsteuer. Ob deren Voraussetzungen vorliegen, sollte frühzeitig mit der Steuerberatung geklärt werden.

Ein Verein wird mit der Eintragung im Vereinsregister rechtsfähig („e. V.“). Dafür sind eine Satzung und mindestens sieben Mitglieder erforderlich. Die Anmeldung – ebenso wie spätere Änderungen, etwa ein neuer Vorstand oder eine Satzungsänderung – muss vom Vorstand unterschrieben und notariell beglaubigt werden. Auch das ist per Videokonferenz möglich. Wir prüfen die Satzung und reichen die Anmeldung beim Vereinsregister ein.

Nach einer Eintragung im Handelsregister erhalten viele Unternehmen Schreiben, die wie amtliche Rechnungen aussehen, aber von privaten Anbietern stammen – etwa für die Aufnahme in ein Verzeichnis. Die Kosten der Eintragung stellt allein das Registergericht in Rechnung, die Notarkosten erhalten Sie von uns. Warnzeichen sind unbekannte Absender, Konten im Ausland und sehr kurze Zahlungsfristen. Fragen Sie im Zweifel bei uns nach, bevor Sie zahlen.