Ablauf einer Beurkundung

Viele wichtige Rechtsgeschäfte werden erst wirksam, wenn ein Notar sie beurkundet – etwa der Kauf einer Immobilie, ein Ehevertrag, ein Erbvertrag oder die Gründung einer GmbH. Damit Sie wissen, was auf Sie zukommt, erklären wir Ihnen hier die einzelnen Schritte.

Beurkundung oder Beglaubigung?

Bei einer Beurkundung errichtet der Notar eine Niederschrift, liest sie den Beteiligten vollständig vor, erläutert die rechtlichen Folgen und lässt sie unterschreiben. Bei einer Beglaubigung bestätigt der Notar dagegen nur, dass eine Unterschrift von der Person stammt, die vor ihm unterschrieben hat. Welche Form im Einzelfall erforderlich ist, schreibt das Gesetz vor – wir sagen es Ihnen.

1. Anfrage und Auftrag

Teilen Sie uns telefonisch, per E-Mail oder persönlich mit, was Sie regeln möchten. Juristische Formulierungen müssen Sie nicht vorgeben – es genügt, wenn Sie Ihr Anliegen mit eigenen Worten schildern. Welche Angaben wir für die einzelnen Vorgänge benötigen, finden Sie auf den jeweiligen Seiten unserer Leistungen. Für viele Vorgänge – etwa einen Kaufvertrag, ein Testament oder eine Vorsorgevollmacht – gibt es außerdem einen Fragebogen zum Ausfüllen.

Mit dem Auftrag, eine Urkunde vorzubereiten, beginnt das Beurkundungsverfahren. Wird es später abgebrochen, können bereits Kosten entstehen (siehe unten).

Spricht ein Beteiligter nicht ausreichend Deutsch, sagen Sie uns das bitte frühzeitig. Die Urkunde muss ihm dann übersetzt werden; in der Regel ist dafür ein Dolmetscher hinzuzuziehen.

2. Entwurf

Auf Grundlage Ihrer Angaben erstellt der Notar einen Entwurf und sendet ihn allen Beteiligten zu. Bitte lesen Sie ihn in Ruhe und teilen Sie uns Fragen, Ergänzungen oder Änderungswünsche möglichst vor dem Termin mit. Dann kann der Entwurf rechtzeitig angepasst werden und der Termin verläuft ohne Zeitdruck.

Bei einem Immobilienkauf zwischen einem Verbraucher und einem Unternehmer – etwa einem Bauträger – soll der Entwurf in der Regel zwei Wochen vor der Beurkundung vorliegen.

3. Termin vorbereiten

Steht der Inhalt fest, vereinbaren wir einen Termin für die Beurkundung. Bitte bringen Sie mit:

einen gültigen Personalausweis oder Reisepass,
bei Grundstücksgeschäften Ihre steuerliche Identifikationsnummer,
Unterlagen, um die wir Sie gesondert gebeten haben – amtliche Urkunden wie einen Erbschein oder ein eröffnetes Testament in der Regel im Original oder als Ausfertigung,
den Entwurf, wenn Sie beim Vorlesen mitlesen möchten.

Handeln Sie für eine Gesellschaft oder als Vertreter, benötigen wir zusätzlich Nachweise über die Vertretungsbefugnis. Nach dem Geldwäschegesetz müssen wir außerdem die wirtschaftlich Berechtigten einer beteiligten Gesellschaft feststellen.

4. Beurkundung

Im Termin stellt der Notar zunächst die Identität der Beteiligten fest. Anschließend liest er die Urkunde vollständig vor – so schreibt es das Gesetz vor – und erläutert die wesentlichen Regelungen und ihre rechtlichen Folgen. Sie können jederzeit Fragen stellen; kleinere Änderungen können auch noch im Termin aufgenommen werden. Sind alle einverstanden, unterschreiben die Beteiligten und zuletzt der Notar.

Auf das Vorlesen kann nicht verzichtet werden. Es hat einen guten Grund: Wer den Text noch einmal in Ruhe hört, bemerkt Missverständnisse und offene Fragen, die beim stillen Lesen leicht übersehen werden. Kann ein Beteiligter nicht persönlich kommen, lässt sich das häufig über eine Vollmacht oder eine nachträgliche Genehmigung lösen – sprechen Sie uns bitte frühzeitig darauf an.

Einige Vorgänge, etwa die Gründung einer GmbH oder Anmeldungen zum Handelsregister, sind inzwischen auch online per Videokommunikation über das System der Bundesnotarkammer möglich.

5. Vollzug

Nach der Beurkundung kümmert sich das Notariat um die Umsetzung, zum Beispiel um:

Anträge an das Grundbuchamt oder das Handelsregister,
Anzeigen an das Finanzamt, etwa wegen der Grunderwerbsteuer oder der Schenkungsteuer,
das Einholen von Genehmigungen und Löschungsunterlagen,
beim Immobilienkauf die Mitteilung, wann der Kaufpreis fällig ist,
die Registrierung von Testamenten und Erbverträgen im Zentralen Testamentsregister und – auf Wunsch – von Vorsorgevollmachten im Zentralen Vorsorgeregister.

Sie erhalten Ausfertigungen oder beglaubigte Abschriften der Urkunde. Das Original, die sogenannte Urschrift, bleibt in der Regel beim Notar und wird dort sowie im Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer sicher aufbewahrt. Eine Ausfertigung ersetzt im Rechtsverkehr die Urschrift – das ist etwa bei Vollmachten wichtig. Eine beglaubigte Abschrift bestätigt, dass die Kopie mit der Urschrift übereinstimmt. Weitere Exemplare können Sie auch später noch bei uns anfordern.

Soll eine Urkunde im Ausland verwendet werden, ist häufig eine zusätzliche Bestätigung erforderlich, etwa eine Apostille. Wir sagen Ihnen, was der jeweilige Staat verlangt, und kümmern uns darum.

Kosten

Die Gebühren des Notars sind im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) gesetzlich festgelegt und bei allen Notaren in Deutschland gleich. Sie richten sich nach dem Geschäftswert, also etwa nach dem Kaufpreis oder dem Wert des Vermögens. Hinzu kommen Auslagen und die Umsatzsteuer. Vereinbarungen über eine abweichende Höhe der Gebühren sind grundsätzlich unwirksam.

Wird ein Auftrag zurückgenommen, bevor der Notar einen Entwurf versandt hat, fällt in der Regel eine Gebühr von 20 Euro zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer an. Wird das Verfahren nach Versand eines Entwurfs beendet, kann eine Gebühr bis zur Höhe der vollen Beurkundungsgebühr entstehen.

Beratung und Entwurf sind in der Gebühr für die Beurkundung enthalten – unabhängig davon, wie viele Gespräche oder Entwürfe nötig sind. Für den Vollzug, etwa das Einholen von Genehmigungen oder die Überwachung einer Kaufpreiszahlung, fallen gesondert festgelegte Gebühren an. Wer die Kostenberechnung überprüfen lassen möchte, kann dafür das Landgericht anrufen.

Gern nennen wir Ihnen vorab die voraussichtlichen Kosten. Rufen Sie uns einfach an unter 04231 92420 oder schreiben Sie an info@anwalt-verden.de.

Notar und Rechtsanwälte unter einem Dach

In Niedersachsen üben Notare ihr Amt neben dem Anwaltsberuf aus. Als Notar ist Ralf Klingeberg aber zur Unabhängigkeit und Unparteilichkeit verpflichtet und berät alle Beteiligten gleichermaßen. Deshalb gilt: Ist eine Anwältin oder ein Anwalt unserer Kanzlei in einer Angelegenheit für einen Beteiligten tätig, beurkundet unser Notar in derselben Sache nicht. Und hat er in einer Sache als Notar mitgewirkt, vertreten die Anwältinnen und Anwälte unserer Kanzlei dort keinen der Beteiligten.