Abmahnung – richtig reagieren, richtig abmahnen

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein bestimmtes Fehlverhalten und macht deutlich, dass im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis auf dem Spiel steht. Eine wirksame Abmahnung ist in aller Regel Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Sie hat deshalb erhebliches Gewicht – auch wenn sie zunächst „nur“ ein Schreiben ist.

Abmahnung erhalten? Das sollten Sie jetzt tun

1. Ruhe bewahren: Unterschreiben Sie kein Schuldeingeständnis. Den Empfang zu bestätigen ist dagegen unschädlich.
2. Notizen machen: Halten Sie Ihre Sicht des Vorfalls zeitnah fest und sichern Sie Belege, etwa E-Mails oder die Namen von Zeugen.
3. Prüfen lassen: Wir klären, ob die Abmahnung formal und inhaltlich berechtigt ist.
4. Reaktion wählen: Gegendarstellung, Entfernung aus der Personalakte oder bewusstes Abwarten – wir besprechen mit Ihnen, was in Ihrer Lage sinnvoll ist.

Was eine Abmahnung enthalten muss

Eine Abmahnung muss das beanstandete Verhalten konkret bezeichnen, also möglichst genau angeben, was wann und wo geschehen ist. Pauschale Vorwürfe wie „wiederholte Unpünktlichkeit“ genügen nicht. Außerdem muss sie den Arbeitnehmer auffordern, sein Verhalten künftig zu ändern, und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung androhen.

Eine bestimmte Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; aus Beweisgründen wird eine Abmahnung aber fast immer schriftlich erteilt. Abmahnen darf nicht nur, wer kündigen darf, sondern jeder Vorgesetzte, der dem Arbeitnehmer verbindliche Anweisungen erteilen kann.

Für Arbeitnehmer

Nach einer Abmahnung ist Besonnenheit gefragt. Unterschreiben Sie kein Schuldeingeständnis – eine Bestätigung, dass Sie die Abmahnung erhalten haben, ist dagegen unschädlich. Ist die Abmahnung ganz oder teilweise unberechtigt, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie können eine Gegendarstellung verfassen, die Ihrer Personalakte beigefügt werden muss.
• Sie können verlangen, dass eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, und diesen Anspruch notfalls vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.
• Sie können zunächst abwarten: Auch wer sich gegen eine Abmahnung nicht wehrt, kann ihre Berechtigung noch in einem späteren Kündigungsschutzverfahren bestreiten.

Welcher Weg sinnvoll ist, hängt auch davon ab, wie es mit dem Arbeitsverhältnis weitergehen soll. Wir beraten Sie dazu und formulieren auf Wunsch Ihre Gegendarstellung.

Für Arbeitgeber

Eine verhaltensbedingte Kündigung scheitert vor Gericht häufig an einer fehlenden oder fehlerhaften Abmahnung. Wir prüfen, ob ein Fehlverhalten eine Abmahnung rechtfertigt, und formulieren sie so, dass sie einer gerichtlichen Überprüfung standhält. Dazu gehört auch die Frage, ob sich der Vorwurf belegen lässt – und ob bei einer schwerwiegenden Pflichtverletzung ausnahmsweise ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden kann.

Häufige Fragen

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Oft genügt schon eine einschlägige Abmahnung: Wiederholt der Arbeitnehmer danach ein gleichartiges Fehlverhalten, kann eine Kündigung gerechtfertigt sein. Werden dagegen immer wieder Abmahnungen ausgesprochen, ohne dass etwas folgt, kann die Warnung an Wirkung verlieren.

Ist vor jeder Kündigung eine Abmahnung erforderlich?

Vor einer Kündigung wegen eines Fehlverhaltens in aller Regel ja. Entbehrlich ist eine Abmahnung nur ausnahmsweise – etwa bei so schweren Pflichtverletzungen, dass der Arbeitnehmer nicht damit rechnen konnte, der Arbeitgeber werde sie hinnehmen, oder wenn erkennbar ist, dass er sein Verhalten auch nach einer Abmahnung nicht ändern wird. Bei Kündigungen aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit spielt die Abmahnung dagegen keine Rolle.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine feste Frist gibt es nicht. Eine berechtigte Abmahnung kann nach längerer Zeit ohne Beanstandungen ihre Warnwirkung verlieren; wann das der Fall ist, hängt von den Umständen ab. Aus der Personalakte entfernen muss der Arbeitgeber sie aber erst, wenn sie für das Arbeitsverhältnis keinerlei Bedeutung mehr hat.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Nein, eine Abmahnung kann ohne Beteiligung des Betriebsrats erteilt werden. Sie können aber Ihre Personalakte einsehen und dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Was ist der Unterschied zur Ermahnung?

Auch eine Ermahnung beanstandet ein Fehlverhalten, droht aber keine Kündigung an. Sie ist deshalb keine Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.