Nebenkosten – die Betriebskostenabrechnung prüfen und erstellen

Neben der Kaltmiete zahlen Mieter in aller Regel monatliche Vorauszahlungen auf die Nebenkosten, die im Gesetz Betriebskosten heißen. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter darüber ab – und nicht selten folgt eine Nachzahlung. Ob sie berechtigt ist, lässt sich prüfen: Fehler sind keine Seltenheit, etwa Kosten, die gar nicht umgelegt werden dürfen, ein falscher Verteilerschlüssel oder schlicht Rechenfehler.

Wir prüfen Abrechnungen für Mieter und unterstützen Vermieter dabei, korrekt und rechtzeitig abzurechnen – damit berechtigte Forderungen nicht an Formfehlern scheitern.

Nachzahlung verlangt? Das sollten Sie jetzt tun

1. Eingang notieren: Halten Sie fest, wann die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist – davon hängen die Fristen ab.
2. Mit dem Vorjahr vergleichen: Legen Sie die Abrechnung des Vorjahres daneben. Auffällige Sprünge bei einzelnen Kostenarten sind ein guter Ansatzpunkt.
3. Belege einsehen: Sie dürfen die Rechnungen und Verträge einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen.
4. Einwendungen rechtzeitig erheben: Spätestens zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung müssen Ihre Einwendungen beim Vermieter sein.

Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

Mieter tragen nur die Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Was dazu gehören kann, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung, zum Beispiel:

• Grundsteuer,
• Wasser, Abwasser, Heizung und Warmwasser,
• Aufzug,
• Straßenreinigung und Müllabfuhr,
• Gebäudereinigung und Gartenpflege,
• Strom für die Beleuchtung von Treppenhaus, Keller und Außenanlagen,
• Schornsteinfeger,
• Versicherungen für das Gebäude,
• Hauswart.

Sonstige Betriebskosten, etwa für die Wartung von Rauchwarnmeldern, darf der Vermieter nur umlegen, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind.

Nicht umlegen darf er insbesondere

• Kosten der Verwaltung, etwa für eine Hausverwaltung, Kontoführung und Porto,
• Kosten für Reparaturen und Instandhaltung – auch dann nicht, wenn der Hauswart sie erledigt,
• Rücklagen für künftige Reparaturen,
• seit dem 1. Juli 2024 die Gebühren für das Kabelfernsehen,
• die Miete für Rauchwarnmelder; so hat es der Bundesgerichtshof entschieden.

Bei Gewerberäumen kann mehr vereinbart werden, etwa eine Beteiligung an den Verwaltungskosten.

Fristen für Vermieter und Mieter

• Abrechnung: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – wird nach Kalenderjahr abgerechnet, also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Danach ist eine Nachforderung in aller Regel ausgeschlossen.
• Einwendungen: Der Mieter muss sie dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Später sind sie grundsätzlich ausgeschlossen.
• Vorauszahlungen: Nach einer Abrechnung können beide Seiten die monatlichen Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen – nach oben wie nach unten.

Woran Sie eine ordnungsgemäße Abrechnung erkennen

Die Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein. Sie enthält mindestens

• die Gesamtkosten jeder Kostenart,
• den Verteilerschlüssel, etwa nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch, und eine Erläuterung, wo er nicht aus sich heraus verständlich ist,
• die Berechnung Ihres Anteils und
• den Abzug Ihrer Vorauszahlungen.

Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Kosten, deren Verbrauch für jede Wohnung erfasst wird, etwa über Wasserzähler, sind nach Verbrauch zu verteilen.

Sie haben das Recht, die Belege einzusehen, auf denen die Abrechnung beruht – Rechnungen, Verträge und Zahlungsnachweise. Der Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen. Solange er die Einsicht zu Unrecht verweigert, müssen Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht leisten.

Heizkosten und CO2-Kosten

Die Kosten für Heizung und Warmwasser sind zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch abzurechnen; der Rest wird nach der Fläche verteilt. Rechnet der Vermieter entgegen dieser Pflicht nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.

Zähler und Heizkostenverteiler müssen grundsätzlich bis Ende 2026 aus der Ferne ablesbar sein. Sind solche Geräte eingebaut, muss der Vermieter monatlich über den Verbrauch informieren. Fehlen die vorgeschriebenen Geräte oder Informationen, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.

Seit 2023 werden außerdem die Kosten für den CO2-Ausstoß beim Heizen, etwa mit Öl oder Gas, zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto höher ist der Anteil des Vermieters – bis zu 95 Prozent. Die Aufteilung muss in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen sein; fehlt sie, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten ebenfalls um 3 Prozent kürzen.

Für Mieter

Prüfen Sie jede Abrechnung zeitnah. Wir sehen für Sie die Belege ein und prüfen, ob die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, ob nur vereinbarte und umlagefähige Kosten enthalten sind, ob der Verteilerschlüssel stimmt und ob der Vermieter wirtschaftlich gehandelt hat – etwa bei auffällig gestiegenen Kosten. Ihre Einwendungen formulieren wir so, dass die Frist gewahrt ist.

Für Vermieter

Eine verspätete oder formell fehlerhafte Abrechnung kann Sie die Nachzahlung kosten. Wir prüfen, ob Ihr Mietvertrag die Umlage wirksam regelt, unterstützen Sie bei der Abrechnung und setzen berechtigte Nachforderungen durch. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kann die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft nicht einfach an den Mieter weitergegeben werden: Sie enthält auch Kosten, die nicht umlagefähig sind, etwa für den Verwalter und die Erhaltungsrücklage.

Häufige Fragen

Die Abrechnung kam zu spät – muss ich trotzdem nachzahlen?

In aller Regel nicht. Geht die Abrechnung später als zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums ein, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil ihm eine Rechnung ohne sein Verschulden erst später zugegangen ist. Ein Guthaben muss er Ihnen dagegen auch nach Ablauf der Frist auszahlen.

Darf der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen?

Ja, nach einer Abrechnung kann er die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Maßstab ist in der Regel das Ergebnis der letzten Abrechnung; konkret absehbare Kostensteigerungen dürfen berücksichtigt werden. Hat die Abrechnung ein Guthaben ergeben, können umgekehrt auch Sie die Vorauszahlungen herabsetzen.

Die Wohnfläche im Mietvertrag stimmt nicht – was gilt für die Abrechnung?

Werden Kosten nach Wohnfläche verteilt, kommt es auf die tatsächliche Größe der Wohnung an, nicht auf die Angabe im Mietvertrag. Ist die Wohnung in Wirklichkeit kleiner, kann sich Ihr Anteil verringern.

Ich heize mit einer eigenen Gasetagenheizung – muss sich der Vermieter an den CO2-Kosten beteiligen?

Ja. Haben Sie den Gasliefervertrag selbst abgeschlossen, können Sie vom Vermieter den Anteil erstattet verlangen, der auf ihn entfällt. Den Anspruch müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten, nachdem Ihr Versorger Ihnen die Lieferung abgerechnet hat, in Textform geltend machen.

Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit?

Der Vermieter darf nur Kosten umlegen, die bei vernünftiger Abwägung von Kosten und Nutzen angemessen sind. Er muss nicht stets den billigsten Anbieter wählen, darf aber auch keine überhöhten Preise ohne sachlichen Grund in Kauf nehmen. Einen Verstoß muss im Streitfall allerdings der Mieter darlegen und beweisen.